Podatników dokonujących transakcji z kontrahentami (powiązanymi i niepowiązanymi) o wartości powyżej 500 tys. zł wiąże obowiązek weryfikacji czy podmioty te dokonują rozliczeń z podmiotami z siedzibą w „rajach podatkowych” oraz czy spełniają warunki uznania ich za rzeczywistych właścicieli. Przy ustalaniu tych okoliczności podmioty powinny dochować należytej staranności. Dzisiejszy wpis będzie o tym jak dochować należytej staranności w pośrednich transakcjach rajowych.
Sejm pracuje nad uchyleniem obowiązków w zakresie pośrednich transakcji rajowych. Czytaj więcej na ten temat na stronie bloga: Blaski i cienie proponowanych zmian w zakresie cen transferowych
Czytaj więcej na temat obowiązku dokumentowania pośrednich transakcji rajowych na stronie bloga: Pośrednie transakcje rajowe – druga wersja objaśnień
Czym jest należyta staranność?
Należyta staranność jest pewnym standardem oczekiwań wobec podatników. W stosunku do podatnika, który dochował standardu należytej staranności, nie powinny być wyprowadzane negatywne skutki prawne. Przepisy nie zakładają żadnej sformalizowanej procedury mającej na celu dochowanie należytej staranności przez podatnika weryfikującego kontrahentów.
W praktyce podatnicy mają pełną swobodę doboru środków służących ustaleniu czy ich kontrahenci dokonują rozliczeń z podmiotami rajowymi lub czy są oni rzeczywistymi właścicielami należności z tytułu dokonywanych transakcji. Wszystko co nie jest sprzeczne z prawem a może przyczynić się do wyjaśnienia ww. okoliczności może zostać wykorzystane w ramach weryfikacji kontrahentów.
Przy czym, zgodnie z projektem objaśnień podatnik powinien bazować na danych mu dostępnych, w tym na informacjach zgromadzonych w ramach procedur już realizowanych u podatnika. Przykładem procedur realizowanych już u podatnika mogą być procedury w zakresie podatku u źródła, VAT, czy też weryfikacji nowych kontrahentów.
Standard należytej staranności przy identyfikacji rzeczywistego właściciela
Zgodnie z projektem, w celu dochowania należytej staranności przy identyfikacji rzeczywistego właściciela wystarczające jest pobranie od kontrahenta oświadczenia. Oświadczenie powinno stwierdzać, że to kontrahent jest rzeczywistym właścicielem. Podatnik dysponując oświadczeniem, które jest zgodne z innymi dostępnymi dla podatnika danymi kończy proces weryfikacji.
Za informacje dostępne dla podatnika można przyjąć np. informacje wynikające z weryfikacji kontrahenta w powszechnie dostępnych rejestrach, takich jak:
- Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych w przypadku identyfikacji rzeczywistego właściciela polskiego podmiotu lub stanowiące jego odpowiedniki – publicznie otwarte rejestry innych krajów (np. irlandzki, holenderski czy niemiecki),
- rejestry przedsiębiorstw (polskie KRS czy CIDG i zagraniczne np. unijny e-Sprawiedliwość) zawierające m.in. informacje o wspólnikach spółek, adresie rejestrowym, siedzibie podmiotu oraz miejscu prowadzenia działalności, powiązaniach osobowych i finansowych.
Mogą to być również dane pochodzące realizacji procedur, które mogą służyć do ustalenia zwiększonego ryzyka wystąpienia transferu należności do podmiotu rajowego (o ile są realizowane u podatnika), wśród których można wymienić:
- wewnętrzne procedury nakierowane na weryfikację kontrahentów przed nawiązaniem relacji handlowych, m.in. których celem jest wykrywanie: oszustw, nadużyć, korupcji, możliwości wykonania świadczenia przez drugą stronę lub wywiązania się drugiej strony ze zobowiązania, wyegzekwowania ewentualnych kar umownych, odszkodowań, określenie innych ryzyk wynikających ze współpracy z podmiotem,
- procedury służąca rozliczeniu podatku u źródła,
- procedury KYC („poznaj swojego klienta”),
- procedury AML stosowane na podstawie przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- procedury stosowane dla potrzeb MDR.
Co powinno zawierać oświadczenie?
Oświadczenie powinno zawierać zapewnienie ze strony kontrahenta, że:
- jest on rzeczywistym właścicielem należności uzyskiwanej w ramach transakcji,
- kontrahent nie dokonywał w danym okresie żadnych rozliczeń z podmiotami z siedzibą w raju podatkowym a w przypadku jeśli dokonywał to, że rozliczenia te nie są istotne materialnie (nie przekraczają 500 tys. zł).
Oświadczenie powinno dotyczyć roku podatkowego podatnika, któremu jest ono składane. Przy czym w projekcie objaśnień zalecane jest by oświadczenie zawierało również zapewnienie ze strony kontrahenta, że w przypadku zmiany okoliczności kontrahent niezwłocznie poinformuje o tym podmiot, któremu jest składane oświadczenie. Oświadczenie może być pobierane w odniesieniu do całości rozliczeń z kontrahentem. Nie ma konieczności pobierania osobnych oświadczeń w podziale na poszczególne płatności czy transakcje jednorodne.
Forma oświadczenia jest dowolna. Może to być forma papierowa, elektroniczna (w tym e-mail) lub inna, niemniej powinno ono umożliwić identyfikację osób składających oświadczenie oraz podmiotu w imieniu, którego jest ono składane. Co istotne, zgodnie z projektem oświadczenie powinno zostać podpisane przez prawidłowo umocowanych przedstawicieli kontrahenta.
Nowy projekt objaśnień w odróżnieniu do pierwotnej wersji pozwala na pobieranie oświadczeń także w trakcie roku podatkowego. Niemniej aby takie oświadczenie było ważne, podatnik musi zapewnić mechanizm aktualizacji informacji zawartych w oświadczeniu (np. umowny obowiązek powiadomienia o zmianie okoliczności).
Stopniowalność standardu
Zgodnie z projektem objaśnień standard należytej staranności jest stopniowalny. Wyższe oczekiwania co do działań nakierowanych na weryfikację kontrahentów dotyczą transakcji dokonywanych z podmiotami powiązanymi. W relacjach z podmiotami powiązanymi dochowanie standardu należytej staranności wymaga, poza uzyskaniem oświadczenia, weryfikacji otrzymanych informacji.
Dodatkowymi źródłami informacji uzyskanymi w celu weryfikacji od podmiotu powiązanego mogą być:
- dokumentacja cen transferowych (local file, master file),
- informacja CbC,
- sprawozdanie finansowe wraz z raportem oraz opinią biegłego rewidenta,
- struktura właścicielska,
- opinia przedstawiciela zawodu zaufania publicznego (np. biegły rewident, adwokat, doradca podatkowy),
- odpowiedzi na pytania z kwestionariusza z badania substancji biznesowej (przykładowe pytania znajdują się w projekcie objaśnień w zakresie WHT).
Nie tylko relacje z podmiotami powiązanym mogą skutkować koniecznością dochowania podwyższonych standardów przy weryfikacji. Projekt wskazuje, że szerzej zakrojonych starań podatnik powinien dołożyć w zakresie transakcji wrażliwych. Za przykład takich transakcji mogą posłużyć transakcje finansowe (np. pożyczki, instrumenty pochodne itp.) oraz dotyczące wartości niematerialnych (licencje na znaki towarowe, czy też wzory przemysłowe, oprogramowanie itp.).
Kiedy dokumentować a kiedy nie?
Jeśli ustalone zostanie, że kontrahent nie dokonuje rozliczeń z podmiotami rajowymi, to obowiązek sporządzenia lokalnej
dokumentacji cen transferowych nie powstaje. W sytuacji jeśli kontrahent odmawia złożenia oświadczenia to należy przeprowadzić weryfikację na podstawie ogólnodostępnych informacji. Zgodnie z przykładem podanym w projekcie objaśnień, jeśli ta weryfikacja nie wykaże elementów mogących wskazywać na to, że rzeczywistym właścicielem należności może być podmiot rajowy to na podatniku nie ciąży obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych.
Podatnik powinien sporządzić dokumentację tylko w sytuacji, gdy wie lub przy zachowaniu należytej staranności mógł i powinien wiedzieć, że dla dokonywanych przez niego transakcji, rzeczywistym właścicielem jest podmiot rajowy lub gdy druga strona transakcji dokonuje istotnych wartościowo rozliczeń z podmiotem rajowym. Zgodnie z objaśnieniami, jeżeli z dostępnych podatnikowi informacji wynika, że rzeczywistym właścicielem może nie być druga strona transakcji, podatnik powinien poddać dalszej weryfikacji wszelkie istotne okoliczności. Nie jest uzasadniona bierność podatnika, w sytuacji w której posiada on informacje powodujące wątpliwości co do otrzymanych oświadczeń lub innych dowodów na których się oparł, a dalsze środki weryfikacji są racjonalnie dostępne.
Nie oznacza to, że podatnik ma obowiązek podejmować działania nadmiarowe. Przedsiębiorcy mają bowiem ograniczone możliwości weryfikacji podmiotu będącego rzeczywistym właścicielem dla realizowanej przez niego transakcji oraz okoliczności dokonywania przez kontrahentów rozliczeń z podmiotami rajowymi. Podatnik nie jest zobowiązany do badania niedostępnych dla niego stosunków umownych pomiędzy drugą stroną transakcji i jego kontrahentami.
Krok w dobrym kierunku
Opublikowana nowa wersja projektu objaśnień to zdecydowanie krok w dobrym kierunku. Wydaje się, że zalecenia zawarte w nowym projekcie ułatwią podatnikom wykonanie obowiązków. Zdaje się, że Ministerstwo Finansów publikując nową wersję projektu przyjęło bardziej wyrozumiałą postawę w zakresie problematyki dochowania należytej staranności.
Projekt objaśnień znajduje się na etapie konsultacji podatkowych, które potrwają do końca stycznia 2022 r. Więcej szczegółów na temat konsultacji znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.